Offre qualité organismes de formation

Découvrez notre offre qualité (Qualiopi) pour organismes de formation

Le groupement Performance Qualité TPE-PME s’engage auprès des petits OF (Organismes de formation de moins de 6 personnes) et CFI (Consultants formateurs indépendants) dans la préparation de leur prochaine démarche de certification qualité (Qualiopi), applicable selon les conditions définies par la loi du 5 septembre 2018 « Pour la liberté de choisir son avenir professionnel » Art. L. 6316-1 et suivants.

Des acteurs économiques et institutionnels pour relever le défi des connaissances et des compétences professionnelles

Du Datadock à la certification qualité Qualiopi

A ce jour, pour rappel, les informations et dispositions suivantes sont actées :

  • certification unique obligatoire à partir du 1er janvier 2021 pour tous les organismes de formation revendiquant un financement public ou mutualisé. D’ici là, le Datadock reste la référence.
  • les exigences du référentiel s’inscrivent en continuité de ceux du décret de juin 2015 (Datadock …) avec une mise en valeur des pratiques opérationnelles.
  • comme il s’agit d’une certification, l’organisme de formation doit s’attacher à mettre en oeuvre ses engagements ainsi que les exigences du référentiel de manière systématique sur toutes ses actions de formation concernées par la certification.
  • la certification s’appuie sur des audits sur site, notamment lors de l’audit initial et à chaque renouvellement (avant expiration du délai de validité de 3 ans).

Le référentiel national de certification qualité Qualiopi

La logique du référentiel national de certification qualité Qualiopi

Préparation des organismes de formation – accompagnement au développement des compétences à la certification qualité Qualiopi

Les règles de certification applicables pour le RNQ (Qualiopi) ne diffèrent pas de celles en vigueur pour d’autres référentiels qualité connus, y compris dans le monde de la formation professionnelle, comme par exemple les référentiels ISO 9001 ou NF Services ou ISQ-OPQF (il y en a d’autres), délivrés par des organismes de certification accrédités par le COFRAC en France et/ou par un de ses homologues au niveau international.

Côté organismes de formation professionnelle et d’accompagnement au développement des compétences, la démarche de préparation à la certification qualité selon le référentiel national qualité (RNQ ou Qualiopi) peut être résumée en quatre phases, comme indiqué sur la figure ci-dessous.

Notons que selon la maturité de l’organisme en démarche qualité, certaines phases peuvent être optionnelles ou allégées. Il convient également de rappeler que l’accompagnement (qui est le sujet de ce document) et la certification doivent être clairement disjoints et réalisés par des entités différentes (règle d’accréditation). Ce qui implique aussi qu’une proposition commerciale d’accompagnement ne doit pas inclure la prestation de certification et qu’inversement une proposition commerciale de certification ne doit pas inclure la prestation d’accompagnement, sous peine d’enfreindre les règles d’impartialité.

Accompagnement QUALITE OF référentiel Qualiopi

Cette démarche peut être conduite par des ressources internes ou externes, en présentiel ou à distance, avec les moyens techniques et pédagogiques disponibles aujourd’hui.

Chaque phase, ou étape, a son importance et des modalités de réalisation optimales sont à trouver, qui peuvent varier selon la taille de l’organisme, sa maturité en démarche qualité, ses besoins et objectifs propres.

Phase 1 Appropriation du référentiel RNQ Qualiopi

Ce référentiel (disponible à tous sur le site du Ministère du travail , décret n° 2019-565 du 6 juin 2019) définit les exigences (nommées Indicateurs), classées par Critères (thèmes), applicables aux quatre types d’actions (métiers) concernés par le référentiel de certification : actions de formation, les bilans de compétences, les actions permettant de faire valider les acquis de l’expérience, les actions de formation par apprentissage.

Un Guide de lecture (également disponible sur le site du Ministère de travail) explicite les exigences selon les prestations de formation ou d’accompagnement concernées et en donnant des exemples de preuves et documents spécifiques, selon les métiers.

Une appropriation du référentiel par l’organisme de formation ou d’accompagnement au développement des compétences et ses acteurs semble donc nécessaire avant toute autre chose.

Moyens

Cette appropriation peut être réalisée en autonomie, avec les documents mis à disposition par les Pouvoirs publics ou d’autres acteurs. A cet égard vous trouverez ci-joint une fiche repère Fiche Intra / Inter ayant pour but de faciliter l’orientation dans le référentiel RNQ et son Guide de lecture, en reliant les exigences du référentiel aux étapes chronologiques métier, par exemple pour  des actions de formation « sur-mesure » en INTRA-entreprise et pour des formations « catalogue » en INTER-entreprises. Des fiches pour d’autres métiers (Bilans de compétences, VAE et Apprentissage) seront prochainement disponibles, gratuitement, sur notre site.

En complément et si besoin, de nombreux consultants et organismes de formation proposent ou vont proposer des formations, en présentiel, à distance ou mixte, pour vous aider à vous approprier ce référentiel.

Selon la taille de votre organisme, vos besoins et vos moyens financiers, il vous appartient de choisir la façon optimale de vous approprier ce référentiel RNQ.

Appropriation référentiel Qualité National Qualiopi

Phase 2 : Etat des lieux et plan d’actions

Si vous êtes déjà Datadocké ou bien déjà certifié selon un référentiel qualité en vigueur (liste CNEFOP) ou bien si vous êtes un nouvel organisme, votre situation à l’égard du référentiel ne sera probablement pas la même. Il convient donc d’établir un état des lieux pour identifier les sujets sur lesquels vos pratiques professionnelles répondent déjà aux exigences et ceux pour lesquels vos pratiques et/ou vos documents (éléments de preuves) nécessiteront une évolution, une amélioration. Peut-être identifierez-vous également de nouvelles pratiques à mettre en place.

Moyens

Un diagnostic initial est un bon moyen. Que ce soit sous forme d’auto-diagnostic, réalisé au moyen d’un outil adhoc (document ou outil informatique), ou en faisant appel à un consultant externe, le diagnostic doit vous permettre de vous situer et d’évaluer votre niveau initial de satisfaction des exigences du référentiel.

A l’issue du diagnostic, un plan d’actions est établi, regroupant les sujets à traiter pour combler l’écart éventuel entre votre situation initiale et la situation finale de conformité au référentiel RNQ (Qualiopi). Autrement dit, identifier ce qu’il serait conseillé de faire évoluer ou de changer au regard du référentiel.

Cette phase d’état des lieux et de plan d’actions est cruciale car elle conditionne la réussite de votre démarche, au moins autant que la mise en place elle-même des actions. Comme pour beaucoup de projets, quels que soient les domaines, les sujets pas ou mal identifiés en phase de diagnostic risquent plus que d’autres d’être pas ou mal mis en œuvre par la suite.

C’est sûrement la raison pour laquelle, les organismes font assez souvent appel à une ressource externe expérimentée pour les aider dans cette phase du projet.

La structure même du référentiel RNQ (Qualiopi), par thèmes et sous-thèmes, donc modulaire est pensée pour aider à la réalisation du diagnostic et du plan d’actions. Pour autant ces briques élémentaires ne constitueront un édifice solide et efficace que si elles sont définies pour pouvoir être effectivement assemblées et liées entre elles de manière pertinente (cf. Phase 3 ci-après).

Les consultants expérimentés en démarches qualité appliquées à la formation professionnelle, existent et sont probablement nombreux à proposer leurs services. Il faut s’en réjouir, car la concurrence est saine et joue souvent en faveur des clients !

Selon la taille de votre organisme, vos besoins et vos moyens financiers, il vous appartient de choisir la façon optimale de mener à bien cette phase de diagnostic et de plan d’actions, en autonomie totale ou avec l’aide de ressources externes, en présentiel ou à distance.

Diagnostic qualité et plan d’actions pour l’accompagnement à la certification Qualiopi

Phase 3 : Accompagnement et formation des acteurs

En schématisant, cette phase est simple à définir : les acteurs de l’organisme mettent en œuvre le plan d’actions et assemblent les briques élémentaires de la démarche qualité, avec ou sans aide extérieure. Par exemple vous pourriez être invités à formaliser certaines pratiques clés, à faire évoler des documents, à (re-)organiser vos dossiers de formation ou d’accompagnement, à mettre en place une base de données sur les résultats pédagogiques de vos prestations ou le suivi des parcours professionnels de vos bénéficiaires.

Selon le niveau de détail du plan d’actions et surtout selon sa pertinence, la mise en œuvre n’est souvent pas aussi linéaire et simple que ce qui est prévu à l’origine. Mais cette variabilité de la réalisation par rapport à la conception n’est pas non plus une loi d’airain ! Dans une démarche qualité, comme en formation ou comme dans d’autres projets techniques ou humains, il arrive aussi que les choses se déroulent comme prévu !

Moyens

Les moyens pour la mise en œuvre sont forcément majoritairement internes. Seule l’appropriation des briques de la démarche qualité, pratiques professionnelles et documents associés, par les acteurs eux-mêmes garantit la pérennité de la démarche et sa possible contribution à la performance de votre organisme au travers de la satisfaction des parties prenantes.

Il s’agit à ce stade de construire la « maison » qualité qui vous convient en tenant compte des orientation, objectifs et priorités définis dans le plan d’actions. Il existe souvent plusieurs façons d’atteindre un résultat donné, cela est vrai aussi pour les activités de formation professionnelle comme cela l’est pour beaucoup d’autres activités dans le monde professionnel.

Par thème du référentiel ou par pratique métier, il est donc question, dans cette phase de mise en œuvre, de définir concrètement et souvent collégialement des moyens adaptés, choisis pour déployer les pratiques professionnelles et documents décidés pour répondre au référentiel, en suivant le guide que constitue votre plan d’actions spécifique à votre situation.

Bien qu’au final, les composantes d’une démarche qualité, pour un type d’organisme donné, soient connues, en nombre fini et limité, les assemblages et mélanges possibles, comme pour un plat, peuvent aboutir à des résultats inégaux en qualité !

Pour cette étape, en lien assez fort avec la précédente, un intervenant expérimenté, interne ou externe, peut être utile notamment pour accélérer l’appropriation, l’adaptation et la mise en œuvre de pratiques ou documents nouveaux ou partiellement nouveaux.

Selon la taille de votre organisme, vos besoins et vos moyens financiers, il vous appartient de choisir la façon optimale de mener à bien cette phase de mise en oeuvre, en autonomie totale ou avec l’aide d’intervenants externes, en présentiel ou à distance.

Accompagnement mise en oeuvre démarche qualité et formation des acteurs

Phase 4 : Validation des actions qualité mises en place

La mise en œuvre d’une démarche qualité n’est jamais terminée, c’est d’ailleurs un peu le principe de la démarche d’amélioration ! Pour autant il faut bien, à un moment donné de la mise en oeuvre initiale, signifier la fin de l’étape et décider que le travail accompli est suffisant pour se présenter à l’audit de certification (avant le 1er janvier 2021 tout de même), et se préparer à recevoir l’auditeur ou l’auditrice mandaté.e par l’organisme de certification choisi (parmi la liste des organismes de certification accrédités ou dont le dossier remis pour la demande d’accréditation est jugé recevable).

Cette étape de validation du travail accompli nécessite une certaine expérience, notamment dans le niveau attendu d’accomplissement par les organismes de certification. Le Guide de lecture DGEFP, cité plus haut, remplit également ce rôle en définissant pour chaque exigence le « Niveau Attendu ». Cependant, sans faire injure à quiconque, les formulations proposées laissent de la place à une variété de situations, indispensable car ce Guide de lecture tient compte de la variété des organismes de formation et d’accompagnement au quel il s’adresse, tout comme celle de leurs domaines de prestations, de leurs tailles, de leurs publics, etc.

Au final donc, une expérience spécifique est utile pour décider du moment où il convient de se présenter à la certification Qualiopi.

Moyens

Que ce soit au moyen d’un audit à blanc, à l’instar d’un examen blanc, ou par la décision de fin d’étape de mise en œuvre, prise en conscience par la direction de l’organisme postulant à la certification, avec l’aide éventuelle d’un intervenant externe, cette phase d’évaluation déclenche le compte à rebours pour l’audit de certification.

Si vous optez pour un audit à blanc, en présentiel comme l’audit initial de certification, il vous appartiendra de choisir un auditeur ou auditrice qualifiée sur ce référentiel RNQ (Qualiopi), de préférence par des organismes de certification accrédités ou en cours, afin de réunir toutes les conditions de représentativité de l’audit blanc par rapport à l’audit de certification.

L’audit à blanc donne lieu à un rapport d’audit qui détaille les points de conformité et de non-conformité au référentiel RNQ (Qualiopi), comme s’il s’agissait d’un audit de certification. A la suite de cet audit, des actions d’amélioration sont habituellement nécessaires.

Audit à blanc avant certification RNQ Qualiopi

En conclusion

Maintenant que toutes les règles officielles sont définies et à la veille de la première liste d’organismes certificateurs accrédités par le COFRAC pour auditer les organismes de formation ou d’accompagnement au développement des compétences, arrive le temps de la mise en œuvre des démarches qualité dans ces organismes, après une année de réflexions et d’échanges d’informations parfois contradictoires, de spéculations et de controverses de toutes natures.

Heureusement pour les acteurs de la formation professionnelle, le choix fait par le gouvernement est celui de l’expérience et de la pérennité : un schéma de certification qualité accréditée, éprouvé par plus de 25 ans de pratiques en France, en Europe et dans le Monde dans divers secteurs professionnels, notamment dans les services, en très forte expansion.

La démarche présentée ci-dessus, dont la philosophie s’applique à tous les référentiels de démarche qualité avec certification, devrait permettre à ceux qui ne sont pas familiers de ces démarches accréditées d’y voir plus clair, notamment en termes de méthode et de ressources à mobiliser.

Conclusion Offre accompagnement à la démarche de certification des organismes de formation Qualiopi

Post-scriptum : Nous ne sommes ni les seuls ni ne prétendons être les meilleurs mais nous revendiquons deux choses, fondamentales à nos yeux : nous sommes des professionnels des démarches qualité avec certification sous accréditation et nous militons pour que les petits OF et les indépendants, que nous sommes aussi, puissent accéder à la certification qualité, rendue obligatoire par la Loi du 5 septembre 2018, dans les meilleures conditions possibles de professionnalisme, de qualité et de coût !

C’est pour ces structures, en particulier, que nous avons conçu et mis en œuvre des modalités d’accompagnement à distance, innovantes et effectives, qui réduisent fortement les coûts et préservent la qualité !

Pour en savoir plus

Les prestations à distance de notre offre sont communes à tous les accompagnateurs et accompagnatrices du groupement et leurs tarifs sont détaillés dans le document téléchargeable Offre détaillée

(Cette offre est déployée en collaboration avec notre partenaire numérique ChangeForSaaS Solutions, éditeur d’Ancodea, logiciel collaboratif pour démarches qualité participatives.)

Le guide ci-joint vous aide à découvrir le support de diagnostic et de plan d’actions d’accompagnement Voir Guide de prise en main .
Un aperçu du diagnostic qualité, détaillant 2 critères du référentiel, est en libre accès Extrait de diagnostic .
Cet accès est à durée limitée (3 jours).

L’accompagnement de Performance Qualité TPE – PME

Les consultants-formateurs indépendants accompagnant les OF et CFI réunissent les compétences et l’expérience nécessaires :

  • Expérience des démarches qualité et connaissance de l’environnement des organismes de formation,
  • Pratique du métier de la formation professionnelle en tant que formateur et OF Datadocké,
  • Pratique du processus de certification par des organismes certificateurs accrédités COFRAC ;
  • Pratique de plusieurs référentiels existants de certification des OF (ISO 9001 appliqué aux organismes de certification, Conformité au décret du 30 juin 2015, NF Service Formation, VeriSelect …)

Au 27/08/2019, les consultantes et consultants du groupement agréé.e.s pour cette offre d’accompagnement sont : Jean-Luc Berson, Valérie Brun Klein, Florence Castets, Alain Cellier, Hervé Giraud, Juliette Guesdon, Stéphanie Heurtaut, Ines Jacquier, Olec Kovalevsky, Cécile Malaterre, Hélène Thisse, Jean-Yves Turmel.

Nous ont rejoints, au titre d’un partenariat spécifique à cette offre, les professionnels externes au groupement suivants :
Anne-Sophie Roche
Sophie Chouquet
Jean-Louis Vincent

Pour toute information complémentaire contactez-nous ici